Quand elle doit se tenir
Le Code civil est court là-dessus : l'assemblée des membres est convoquée chaque année dans les six mois de la clôture de l'exercice financier (article 345). C'est un plafond, pas une cible.
Beaucoup de déclarations de copropriété imposent un délai plus court, souvent trois mois. Une déclaration peut resserrer le délai légal, jamais l'allonger. Avant de fixer une date, il faut donc regarder deux choses : la fin de votre exercice financier, et ce que dit votre propre déclaration.
L'avis de convocation : quand l'envoyer, et ce qu'il contient
L'avis doit parvenir aux copropriétaires entre 10 et 45 jours avant la séance (article 346). Pas neuf jours, pas deux mois. C'est une fenêtre, et elle se rate facilement quand on attend d'avoir les états financiers en main.
L'avis lui-même doit indiquer la date, l'heure et le lieu de la séance, ainsi que l'ordre du jour. Une nuance utile : il n'est pas nécessaire d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée annuelle les questions qui y sont ordinairement traitées, comme l'approbation des états financiers ou l'élection des administrateurs. Tout ce qui sort de l'ordinaire, par contre, doit y figurer.
Et l'avis ne voyage pas seul. L'article 1087 exige qu'il soit accompagné :
- du bilan ;
- de l'état des résultats de l'exercice écoulé ;
- de l'état des dettes et des créances ;
- du budget prévisionnel ;
- de toute proposition de modification de la déclaration de copropriété ;
- d'une note sur les grandes lignes des contrats envisagés et des travaux projetés.
L'erreur la plus fréquente. Envoyer l'avis dans les délais, mais sans les documents financiers, en se disant qu'on les remettra sur place.
Un copropriétaire qui vote sans avoir reçu le budget n'a pas voté en connaissance de cause. C'est exactement le genre de faille qui permet de contester une décision après coup, et c'est évitable.
Le quorum, et ce qui arrive quand personne ne se présente
Le quorum est constitué par les copropriétaires détenant la majorité des voix (article 1089). Le mot important est « voix ». Ce n'est pas une majorité de personnes.
Et voici la partie que la plupart des petits conseils ignorent, alors que c'est elle qui débloque les assemblées désertes.
Si le quorum n'est pas atteint, l'assemblée est reportée à une date ultérieure et un nouvel avis est envoyé à tous. À cette deuxième assemblée, le quorum est constitué des trois quarts des membres présents ou représentés, ce qui revient en pratique à dire que ceux qui se déplacent forment le quorum. Une exception : les décisions visées par l'article 1097, celles qui touchent les travaux majeurs et l'acte constitutif, exigent toujours au moins la majorité de toutes les voix.
Autrement dit, une copropriété où personne ne vient n'est pas condamnée à l'inertie. Elle doit simplement faire le premier tour correctement, le constater, et reconvoquer.
Dernier point du même article : si le quorum se perd en cours de séance, parce que des gens quittent, l'assemblée doit être ajournée dès qu'un copropriétaire le demande.
Les voix ne se comptent pas par tête
Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix proportionnel à la valeur relative de sa fraction. Le propriétaire d'un grand logement pèse plus lourd que celui d'un studio, et celui qui détient trois unités pèse trois fois.
Conséquence pratique : la grille des valeurs relatives doit être sortie et vérifiée avant la séance, pas improvisée pendant le vote. C'est elle qui détermine à la fois le quorum et le résultat.
Quelle majorité pour quelle décision
C'est ici que les assemblées se font invalider, parce qu'on adopte à la simple majorité une décision qui en exigeait une plus forte.
Les cinq erreurs qui coûtent le plus cher
- Convoquer hors de la fenêtre de 10 à 45 jours. Trop tôt est un vice au même titre que trop tard.
- Envoyer l'avis sans les documents de l'article 1087. C'est la faille la plus facile à invoquer pour contester une décision.
- Confondre majorité des personnes et majorité des voix. Huit personnes sur quinze ne font pas nécessairement une majorité.
- Reporter l'assemblée indéfiniment faute de quorum, sans savoir que la deuxième séance a un quorum allégé.
- Adopter un projet de travaux à la majorité simple alors qu'il relève de l'article 1097 et exige les trois quarts.
Si vous êtes notaire ou courtier
Quand une vente achoppe sur un procès-verbal introuvable ou sur une décision de travaux contestée, l'origine est presque toujours là : une assemblée tenue de travers deux ou trois ans plus tôt. Demander tôt les procès-verbaux des dernières années, et vérifier que les décisions de travaux ont été prises à la bonne majorité, évite de découvrir le problème la semaine de la signature.