Deux documents distincts, un seul règlement
Le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance sont entrés en vigueur ensemble, par le règlement publié à la Gazette officielle du Québec le 16 juillet 2025. Ils répondent cependant à deux questions différentes.
Le carnet répond à : dans quel état est l'immeuble, et qu'est-ce qui devra être refait dans les 25 prochaines années ? L'étude du fonds répond à : combien faut-il cotiser chaque année pour payer ces travaux le moment venu ? Elle se construit d'ailleurs à partir des constats du carnet : impossible de chiffrer une cotisation sans savoir ce qu'il y a à financer.
À retenir. Les deux documents sont obligatoires pour tous les syndicats de copropriété du Québec, peu importe le nombre d'unités.
Il n'existe aucune exemption liée à la taille de l'immeuble, seulement un cycle de révision allégé pour les plus petites copropriétés.
Ce que doit contenir le carnet d'entretien
Le règlement en fixe le contenu minimal, à l'article 1070.2 du Code civil :
- un inventaire des parties communes et des équipements dont le syndicat est responsable, avec matériaux et dates d'installation ;
- la planification des réparations et des remplacements majeurs prévus sur les 25 prochaines années ;
- les entretiens courants à effectuer et leur fréquence recommandée ;
- l'historique des interventions déjà réalisées, avec contrats, garanties et factures à l'appui.
Il doit être préparé par un ingénieur, un évaluateur agréé, un architecte ou un technologue professionnel, exerçant principalement en construction, en rénovation ou en inspection de bâtiment, et sans lien direct avec la copropriété.
Ce que détermine l'étude du fonds de prévoyance
Elle traduit le carnet en chiffres : la cotisation annuelle nécessaire pour couvrir les travaux qui y sont prévus, sur le même horizon de 25 ans (Code civil, articles 1071 et 1072).
Elle peut être préparée par les mêmes quatre ordres professionnels que le carnet, ou par un comptable professionnel agréé. Dans les faits, un CPA ne la fait pas seul : son ordre professionnel lui demande de collaborer avec un ingénieur, un évaluateur agréé ou un technologue pour la partie qui touche l'état physique de l'immeuble, hors de sa compétence.
Le calendrier, syndicat par syndicat
La date qui revient partout est le 14 août 2028, mais elle ne s'applique pas de la même façon à tous les syndicats.
Ce qui existe déjà ne repart pas à zéro
Le règlement prévoit une règle de continuité : un document obtenu dans les deux ans précédant son entrée en vigueur, donc à partir du 14 août 2023, reste valide 5 ans et n'a pas à être repris tout de suite, à condition d'avoir été réalisé par un professionnel qui répondait déjà aux critères du règlement. Ce qui est antérieur à cette fenêtre doit être remplacé avant l'échéance de 2028.
Après 2028, la mise à jour ne s'arrête pas
Le conseil doit mettre à jour le carnet chaque année, avec les travaux réalisés dans l'année. La règle générale est une révision par un professionnel tous les 5 ans, pour le carnet comme pour l'étude du fonds. Ce n'est pas le cas pour tout le monde : les copropriétés de 8 unités ou moins, sans partie commune en bâtiment et d'au plus 3 étages hors sol, ont droit à un cycle allégé de 10 ans.
Ce que ça change pour un conseil autogéré
Sans gestionnaire, personne ne magasine spontanément un ingénieur ou un évaluateur agréé, et ces professionnels ont un horaire à eux. Plus l'échéance approche, plus les syndicats qui s'y prennent tôt ont le choix du professionnel et du prix ; ceux qui attendent la dernière année risquent de moins bien choisir, faute de disponibilité.
L'étude du fonds a aussi un effet direct sur les charges communes : si la cotisation actuelle est sous-évaluée, l'étude va le révéler, et le conseil a besoin d'un peu de temps pour ajuster le budget sans choc trop brusque pour les copropriétaires.
Si vous êtes notaire ou courtier
L'attestation du syndicat, exigible depuis 2025, demande déjà le solde du fonds de prévoyance et la contribution recommandée. Elle ne demande pas encore de confirmer l'existence d'un carnet d'entretien ou d'une étude conforme au nouveau règlement : cette pièce n'est pas obligatoire pour vendre une fraction avant 2028.
Mais un syndicat qui n'a ni l'un ni l'autre, à l'approche de l'échéance, porte un risque que l'acheteur devrait connaître : une cotisation ajustée à la hausse peu après la vente, une fois l'étude faite. Le vérifier tôt évite une mauvaise surprise après la transaction.